ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE ARAUCA
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abril 05
POLITICA EN GESTIÓN DOCUMENTAL

 

Proyecto: Desarrollo y Fortalecimiento de la Función Archivística Institucional

CPS N° 00214 de 2016

Prestación de Servicios Profesionales en Materia Archivística como asesor de la Secretaria de Apoyo a la Administración Municipal

 

Para:

 

Alcaldía de Arauca

Supervisora: Ingrid Milena Godoy Uribe

Fecha: Marzo de 2016

Clasificación de la Información: Confidencial

 

 

 

Firmas de aprobación

Nombre

Cargo

Firma

Fecha

Mercedes Rincón Espinel

Alcaldesa

 

31/03/16

Ingrid Milena Godoy Uribe

Secretaria de Apoyo a la Administración Municipal

 

31/03/16

 

Elaborado por

Fecha

Versión

Status

Motivo

Rol

Nombres

7/03/2016

0.1

ED

Elaboración

Autor.

PROF.ARCHIV. ESP. AMGAA

Miguel A. Manrique Mikán

 

 

Historia de Revisiones

 

Versión

Fecha

Descripción del Cambio

01

17/03/2016

Versión Inicial

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                               

 

Tabla de contenido                               

1.     Objetivo  4

1.1     Responsables  7

1.2     METAS  8

1.3     Procedimientos en Gestión Documental 11

1.4     Publicación  12


1.              Objetivo

 

 

La Alcaldía del municipio de Arauca, establece encausar de forma drástica y determinante la función archivística, a través de una gestión documental de vanguardia que permita rescatar y recuperar la memoria institucional y a su vez optimizar la gestión en términos de eficiencia administrativa; coadyuvando en el cumplimiento de la misión de la administración central del municipio de Arauca, frente a la prestación de sus servicios, la inversión pública y el desarrollo sostenible del territorio, articulándose directamente con la comunicación pública y las tecnologías de la información y comunicación TICS, fundamentados en el activo de información y el componente de gestión documental y administración de archivos.

                                                                                        

El redimensionamiento de la gestión documental de la entidad, buscará rescatar y preservar la información en cualquier medio; recuperar las pruebas documentales para ejercer la legitima defensa y evitar riesgos antijurídicos o del patrimonio del municipio y poner en marcha las buenas practicas archivísticas a través de una correcta gestión de la documentación que produce y recibe la administración municipal en desarrollo de sus funciones, para lo cual aplicará la normatividad archivística existente.

 

Lo anterior con el fin de hacer accesible y disponible la documentación producida históricamente, rescatar y preservar el patrimonio documental; orientado por los principios de oportunidad, transparencia, disponibilidad, protección del medio ambiente, protección de la información y los datos, neutralidad tecnológica, modernización y orientación al ciudadano.

 

La Administración Municipal de ARAUCA, modernizará su actividad administrativa evidenciada en el quehacer institucional, formando a los servidores públicos como gestores documentales, quienes reflejan su productividad en los documentos que generan, a partir de la implementación de procedimientos archivísticos predefinidos, que contribuyen a niveles de alta calidad, transparencia, seguimiento y mejoramiento continuo, a través de la integración de los componentes prospectivos del Programa de Gestión Documental PGD de la alcaldía.


 

 

“En la alcaldía de Arauca, creemos y podemos:”

 

ü  Rescatar nuestra historia institucional

ü  Salva guardar el patrimonio documental local

ü  Prestar servicios de alta calidad basados en la toma de decisiones acertadas, a través de información pertinente, relevante, oportuna y fidedigna.

 

Alcance

 

o   Cumplimiento de los propósitos de la función archivística institucional, gestión documental y administración de archivos de la Alcaldía, la orientación de procesos desarrollados paso a paso con metas y objetivos cuantificables a corto, mediano y largo plazo.

 

o   Gestión, seguimiento y control de los recursos de la administración municipal que apoyen la ejecución de los proyectos para el desarrollo de la función archivística en el corto, mediano y largo plazo, gestionando su asignación eficientemente.

 

o   Contribución efectiva al fortalecimiento institucional, la transparencia y el uso adecuado de los recursos invertidos en la función archivística.

 

o   Rescate, salvaguarda y preservación de los archivos producidos por la alcaldía durante el desarrollo de su vida institucional.

 

o   Identificación y conformación de los activos de información en materia archivística.

 

Componentes Estratégicos

 

Misión

 

El Municipio de Arauca amparado en el marco normativo, garantiza la prestación de servicios eficientes, eficaces y efectivos y realizará inversiones que generen un desarrollo sostenible en su territorio, para mejorar la calidad de vida de sus habitantes y promover una cultura participativa a través del aprovechamiento de herramientas enmarcadas dentro de la comunicación pública y las tecnologías de la información y la comunicación; basados en los principios de economía, publicidad y transparencia.

 

Visión

 

El Municipio de Arauca en el año 2019, será un modelo de desarrollo socio-económico, político-participativo, sustentado en los principios democráticos y de inclusión social, que genere confianza y credibilidad en la comunidad.

 

Política de Calidad

 

La Administración Municipal de ARAUCA, orientará su gestión a satisfacer las necesidades y expectativas de la Comunidad Araucana en procesos claros que faciliten la transparencia, el control y el mejoramiento continuo, mediante un desarrollo integral del talento humano que garantice el desempeño institucional en el ámbito, Local, Nacional e Internacional.

 

 

1.1           Responsables

 

En la Alcaldía de Arauca, se determinan cuatro niveles de responsabilidad en la implementación de la política en gestión documental, así:

·             El Comité Interno de Archivo de la Alcaldía integrado por:

La Secretaria de Apoyo a la Administración Municipal;

La Jefatura del Archivo Central del Municipio,

La Jefatura de la Oficina Asesora Jurídica Municipal.

La Jefatura de la Oficina Asesora de Planeación Municipal.

El Profesional Universitario Encargado del Área de Sistemas.

La Jefatura de la Oficina de Control Interno.

 

·             El Archivo Central como Unidad Administrativa, adscrita a la Secretaria de Apoyo a la administración municipal; a través del proceso de Gestión Archivística y documental en donde se define la  coordinación, divulgación y capacitación de la Política de Gestión Documental de la Alcaldía.

 

·             El Despacho del Alcalde, las Secretarias o unidades ejecutoras, Jefaturas y oficinas asesoras, encargados del liderazgo de la aplicación de la política en Gestión Documental y aquellos involucrados que puedan aportar y colaborar en el propósito.

 

·             La oficina asesora de control interno o su delegado a través del MECI y el sistema de gestión de calidad quienes ejercerán control, monitoreo y seguimiento frente a la aplicación de la Política, el Archivo Central como Unidad Administrativa, adscrita a la Secretaria de Apoyo a la administración municipal; a través del proceso de Gestión Archivística y Documental encargado de coordinar, divulgar y capacitar la Política de Gestión Documental de la Alcaldía.

 

·             El Alcalde, los Secretarios y encargados del liderazgo de la aplicación de la política en Gestión Documental y aquellos involucrados que puedan aportar y colaborar en el propósito.

 

·             Los funcionarios y contratistas que ejecutaran las políticas y directrices en la materia

 

1.2           METAS

Metas a Corto Plazo

 

Garantizar una adecuada función archivística institucional que avale el respeto a los principios archivísticos, el ciclo de vida de los documentos, la clasificación y la valoración de los mismos; asegurando así el tránsito a la conformación de la memoria institucional y patrimonio documental de la administración municipal.

 

Intervenir y exterminar los fondos documentales acumulados de la alcaldía, trascendiendo a archivos clasificados y descritos en vía de organización integral documental.

 

Rescate y salvaguarda de la información contenida en documentos de cualquier soporte, que refieran la gestión de la administración central del municipio y permitan atender satisfactoriamente las solicitudes de información, acciones de cumplimiento y demandas en contra de la alcaldía, configurando las pruebas documentales garantes de la legitima defensa y evitando el riesgo antijurídico del municipio.

 

Definir y actualizar el modelo de planeación en gestión documental, constituido por la política de gestión documental, la actualización del proceso y los procedimientos archivísticos y el plan Institucional de archivos PINAR.

 

 

 

Diagnosticar integralmente la función archivística institucional de la alcaldía de Arauca, determinado volúmenes reales y estado de conservación de los archivos institucionales, nivel de implementación de los procedimientos archivísticos, e identificación de los sistemas de información institucional y la información que ellos mismos contienen y gestionan desde la perspectiva archivística.

 

Uso funcional y eficiente de la Herramienta de administración de las comunicaciones oficiales CRM

 

 

Metas a Mediano Plazo

 

Atender lo preceptuado en los procedimientos archivísticos respecto a preservación a largo plazo de documentos (Digitalización o microfilmación), Migración de información.

 

Elaboración de índices y catálogos en línea de actos administrativos.

 

Disposición final de documentos (Conservación Total, Eliminación, Selección y Medio Técnico).

 

Diseño e Implementación de un sistema de gestión electrónica de documentos de archivos SGDEA


Metas a Largo Plazo

  

Vincular paulatinamente los procesos y procedimientos institucionales a la dinámica del Programa de Gestión de Documentos de la Alcaldía, siendo transversal a la administración central del municipio; considerando que en todas las unidades administrativas de la alcaldía y en cumplimiento de sus procedimientos, se podrá producir y gestionar documentación en soportes análogos, digitales y automatizados.

 

Contar con una administración documental de avanzada, que otorgue altos valores y niveles óptimos de eficiencia administrativa y gestión estatal; evidenciando el cumplimiento de las funciones y los procedimientos en documentos y registros de información; que revelen transparencia, oportunidad, acceso y toma de decisiones acertadas.

 

Por otra parte y a partir de los desarrollos anteriores, fortalecer el avance de la función archivística institucional a todo nivel de la Alcaldía, contando con una administración de archivos totalmente funcional, garante de la construcción y preservación del patrimonio documental y la memoria institucional local.

 

 

 

 

1.3           Procedimientos en Gestión Documental[1]

 Sin título.png

 

1.4           Publicación

 

La Alcaldía de Arauca, a través de la Resolución XX de 2016; por medio de la cual se formula, plantea, elabora y desarrolla; la función archivística institucional. Adopta como instrumento archivístico del Modelo de Planeación, la Política en Gestión Documental; la cual deberá ser difundida, socializada y aplicada a todo nivel de la Administración Municipal.

Sus ajustes se desarrollaran de acuerdo a las necesidades propias de la gestión documental siendo estos dinámicos y cambiantes en el transcurrir y la evolución institucional.

 



[1] Tomado y Adaptado de: ROJAS, Carolina. Modelo de Procesos de Gestión Documental

enero 19
​ ​ Alcalde de Arauca recibió con beneplácito reconocimiento de la Policía Nacional como primera autoridad del municipio

RECONOCIMIENTO ALCALDE DE ARAUCA - POLICÍA.jpg

Mediante un acto protocolario el Alcalde de Arauca, Benjamín Socadagui Cermeño recibió de la Policía Nacional de Colombia el reconocimiento como primera autoridad del municipio de Arauca y Jefe de Policía.

 

La ceremonia que se llevó a cabo hoy 19 de enero del presente año, en la Plazoleta de la administración municipal, contó con la presencia de los altos mandos de la Policía del departamento de Arauca, oficiales, suboficiales, patrulleros, auxiliares bachilleres y, comunidad en general que se acercó a acompañar la distinción.

 

De este evento, el Alcalde Socadagui Cermeño expresó:

 

“esperen de parte de la administración municipal, una administración comprometida con el bienestar de los araucanos, y a la Policía les hago saber hoy que tienen todo el apoyo, toda las herramientas que se necesiten y que la Alcaldía pueda dar, para que funcionemos en una sola llave; estoy en toda disposición siempre lo he dicho que lo que yo aspiro es tener una Arauca unida, una Arauca con una Policía empoderada del cariño de sus habitantes”.

 

Agregó, que como Alcalde de los araucanos garantizará la convivencia pacífica, sana, y el desarrollo de la ciudad. Es así, como invitó a la comunidad araucana a hacer parte de la recuperación de la seguridad del municipio capital.

 

Por su parte, el Teniente Coronel Juan Eduardo Arcos Popayán, Comandante Operativo del Departamento de Policía Arauca, le manifestó al señor Alcalde de Arauca como primera autoridad del municipio, que cuenta con el apoyo y acompañamiento de la Policía Nacional Arauca, para velar por las gestiones que él realice por la convivencia y seguridad ciudadana del municipio.


octubre 30
MINTIC, exaltó trabajo del Alcalde de Arauca en pro de las nuevas tecnologías.



17 de Octubre de 2013 | El Ministerio de Tecnologías de la Información y la Comunicación (MINTIC), le entregó al Alcalde de Arauca una placa como reconocimiento a su trabajo por la implementación de las nuevas tecnologías en el Municipio.

“El avance de la tecnología es imparable y nosotros como Alcaldes debemos subirnos a ese bus y sacarle el mayor provecho. Estamos creciendo desde el interior de la Alcaldía en la apropiación de estas nuevas herramientas”, dijo Luis Emilio Tovar Bello, Alcalde.

La entrega del reconocimiento corrió por cuenta de Kevin Alexander Torres, funcionario del Centro Tecnológico de Antioquia que asesora a la capital, quien destacó el compromiso del mandatario local.

“Ha sido evidente el grado de transparencia a través de la página web, agilidad en trámites e información publicada”, complementó el delegado del MINTIC.

El Alcalde de Arauca es el primero del Departamento en recibir este reconocimiento, el cual se produce luego de la visita hecha por el Ministro, Diego Molano a la ciudad capital.


octubre 30
Listo el Parque Cementerio. “Prima la organización”, dijo Secretario de Apoyo.


17 de Octubre de 2013 | El Secretario de Apoyo, Félix Cabarcas, anunció que en el Parque Cementerio construido por la Administración Municipal, va a darse una mayor organización y pautas, cuando se requiera de este servicio.

“Vamos definir unos requisitos, porque no podemos permitir más desorganización. Serán cosas mínimas, pero de obligatorio cumplimiento”, afirmó Cabarcas.

Expresó que el Parque Cementerio, tiene una vía de acceso para la carroza fúnebre, y zona peatonal para los acompañantes. “Es un campo santo muy bien delimitado”, aseguró el Secretario.

Asimismo se crearon más de 100 bóvedas, que son uno de los requisitos exigidos por la ley. “Antes no había donde enterrar a los NN y la norma nos exigía esta construcción”, dijo Cabarcas.

En los próximos días, una vez la obra sea entregada a la Administración, se definirá su entrada en funcionamiento. El Parque Cementerio, un gobierno que está dejando huella. Trabajo, Progreso y Solidaridad.


octubre 30
OCAD Municipal le aprobó a la Alcaldía de Arauca, proyectos por más de 19 mil millones de pesos.



10 de Octubre de 2013 | El trabajo juicioso y profesional de los Secretarios del Despacho, la Oficina de Planeación y el Banco de Proyectos de la Alcaldía de Arauca, aquedó en evidencia, luego que el OCAD Municipal aprobara proyectos por más de 19 mil millones de pesos.

“Estoy muy contento, porque vamos a hacer realidad un sueño de los araucanos que es la pavimentación de la Avenida Rondón con sus respectivos andenes, para que los peatones puedan transitar con tranquilidad”, sostuvo el Alcalde, Luis Emilio Tovar Bello.

Destacó la agilidad que ha tenido el Municipio con el nuevo Sistema General de Regalías, pues la ciudad se ha convertido en ejemplo nacional, porque muchos de los contratos están a punto de terminarse y otros avanzan en su ejecución.

“Este reconocimiento positivo que tiene el Municipio es gracias a los profesionales que me acompañan, ya que ellos han asimilado muy bien el funcionamiento de los Órganos Colegiados de Administración y Decisión (OCAD)”, agregó el burgomaestre.

Los proyectos aprobados fueron:

1. Construcción de obras de urbanismo, equipamiento Municipal y pavimentación de la Avenida Rondón (Carrera 16, entre calles 17 y 26) por 7.265 millones de pesos.

2. Apoyo y fortalecimiento de los sistemas productivos y medicina tradicional de la población indígena. (Autos y sentencias), por 557 millones de pesos.

3. Adquisición e instalación de micromedidores para el mejoramiento de los niveles de cobertura de agua potable por 245 millones de pesos.

4. Reposición y optimización del sistema de alcantarillado sanitario de la línea de impulsión de aguas residuales, estación de bombeo barrio Unión-Lagunas de Oxidación por un valor de 1.669 millones de pesos.

5. Construcción y optimización de las estructuras del sistema de tratamiento de aguas residuales por 637 millones de pesos.

6. Dotación de materiales, equipos, herramientas pedagógicas, implementos e insumos para las instituciones educativas y CEAR por 8.832 millones de pesos.

 

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